Quand un coffre-fort numérique est une excellente idée

Cat :

 

Au cours des derniers mois, vous êtes-vous retrouvé à devoir consulter un document important, mais vous êtes rendu compte qu’il se trouve dans votre bureau au travail ? Vous êtes-vous rendu dans votre maison de vacances pour changer de décor à mi-quarantaine, et vous êtes-vous rendu compte que quelque chose dont vous aviez besoin se trouvait dans votre coffre-fort à la maison ?  

Beaucoup d’entre nous ont profité du temps passé pendant la quarantaine à domicile pour s’organiser. Peut-être même avez-vous scanné vos documents importants, mais où les avez-vous stockés ?  Vous aurez plus d’infos dans cet article !

 

L’accessibilité d’un coffre-fort numérique

 

Dans le monde en évolution d’aujourd’hui, de plus en plus de personnes optent pour la commodité et l’accessibilité d’un coffre-fort numérique. Un coffre-fort numérique, comme mypeopledoc, est une archive virtuelle et sécurisée dans laquelle vous pouvez placer des copies numériques de tout ce que vous voulez. Contrairement aux contraintes physiques d’un coffre bancaire, la plupart des coffres numériques offrent un stockage illimité. Cela permet aux utilisateurs de stocker n’importe quoi, des photos précieuses aux documents personnels. Veuillez consulter quelques recommandations de logiciels à la fin de cet article.

Ce que vous choisissez de conserver dans votre coffre-fort numérique est un choix personnel, bien qu’il soit généralement utilisé pour les documents médicaux et financiers importants, le stockage des mots de passe et les objets sentimentaux.

Vous pouvez envisager de stocker des articles, notamment :

  • Le permis de conduire ;
  • Le passeport ;
  • L’acte de naissance ;
  • Le certificat de mariage ;
  • La carte d’assurance maladie ;
  • Les polices d’assurance ;
  • Les déclarations de revenus ;
  • Les relevés de placements et de comptes bancaires ;
  • Les documents de planification successorale ;
  • Les mots de passe.

 

Le recours à une déchiqueteuse 

 

Si vous êtes sur le point de vous lancer dans ce projet, certains documents devront être conservés dans leur forme originale, mais qu’en est-il du reste ? Comment vous en débarrasser en toute sécurité tout en protégeant vos informations personnelles ? Certains types de papiers doivent être déchiquetés pour éviter que vos informations ne tombent entre de mauvaises mains. Voici quelques papiers à déchiqueter :

  • Tout ce qui comporte votre numéro de sécurité sociale : un numéro de sécurité sociale peut être utilisé par d’autres personnes pour chercher à obtenir un crédit, un emploi ou un logement sous votre nom.
  • Tout ce qui comporte un numéro de compte : même une partie d’un numéro de compte devrait finir dans la déchiqueteuse. Ces documents comportent souvent d’autres informations d’identification, comme le nom complet et l’adresse. Combiné avec le numéro de compte partiel, un voleur d’identité habile prend un bon départ. La plupart d’entre nous sont en mesure de récupérer les relevés en ligne.
  • Courrier contenant une quantité importante d’informations personnelles Plus il y a d’informations personnelles sur un document, plus il est risqué de le garder intact.  Cela inclut également les factures et les dossiers médicaux dont vous n’avez pas besoin. Certaines factures et certains formulaires fournissent beaucoup d’informations sur des conditions médicales et des prescriptions que vous voudriez probablement garder privées.
  • Photos de vous ou de membres de votre famille Non seulement vos photos peuvent être utilisées pour perpétrer un vol d’identité, mais elles peuvent également être utilisées à d’autres fins malveillantes. Pour collecter des fonds sur des sites de crowdfunding, de nombreuses personnes ont utilisé des photos des enfants d’autres personnes pour solliciter des dons ou pour créer de faux profils sur les médias sociaux.
  • Courrier indésirable Oui, croyez-le ou non, le courrier indésirable peut contenir une quantité importante d’informations personnelles dont les voleurs d’identité aimeraient bien entrer en possession.

 

Le passage au Scan 

Une fois que vous avez déterminé ce que vous devez conserver, il est temps de commencer à scanner.  Voici quelques conseils simples pour numériser vos documents importants :

  • Enregistrez tout au format .pdf
  • Gardez une sauvegarde  ; Il est judicieux de créer une sauvegarde tous les quelques mois et de la stocker dans un coffre-fort ignifuge.
  • Scannez les éléments dès que vous les recevez Vous pouvez remettre à plus tard le fait de les nommer et de les classer, mais scannez-les tout de suite dans un fichier temporaire.
  • Gardez tout bien organisé et nommé de manière cohérente Les dossiers et sous-dossiers sont vos amis ! Envisagez d’ajouter une date qui organisera chronologiquement pour vous, comme 2020.07.10
  • Achetez un scanner de bureau avec un chargeur automatique et une numérisation recto-verso  ; Plus vous vous facilitez la tâche, plus vous serez susceptible de vous y tenir.
  • Pour la plupart des petits travaux, essayez d’utiliser des applications de numérisation pour smartphone, comme Scannable, CamScanner ou Scanner Pro. Toutes sont rapides, découpent automatiquement les images pour les adapter à la taille et les “blanchissent” joliment. De plus, les applications exportent les images directement vers un stockage sur le cloud ou par e-mail.
  • Documenter les emplacements physiques des éléments importants Certains documents juridiques, tels que le passeport, ne sont valables que sous leur forme originale. Cependant, vous pouvez également utiliser une boîte numérique pour enregistrer l’emplacement physique d’éléments tels que votre passeport, votre testament, vos obligations, etc.

Un petit point sécurité :  

Vous devrez toujours pratiquer de bonnes précautions en ligne, n’accédez jamais à votre coffre-fort cloud depuis un réseau Wifi non sécurisé (aéroports, cafés, hôtels). Vous pouvez également ajouter une couche de sécurité en protégeant par mot de passe les documents les plus sensibles qui ont été enregistrés en PDF.  

Certains sites de gestion de documents personnels proposent également un coffre-fort numérique pour l’héritage.  Il s’agit d’un service basé sur Internet qui vous permet de placer toutes les informations dont vos proches auraient besoin en cas de décès.  À votre décès, les informations sont communiquées à vos bénéficiaires.

Les chambres fortes numériques sécurisées ou les coffres-forts gagnent en popularité en Europe et aux États-Unis depuis plusieurs années. Les coffres-forts numériques hautement sécurisés sont un pilier bancaire, tout comme leurs homologues analogiques l’ont été pendant des siècles.

 

La transition vers les coffres-forts numériques est quelque chose que les institutions d’assurance et bancaires ont adopté. L’héritage numérique est un outil de publicité transgénérationnel plus récent qui gagne en popularité.

Pour rester proactif et préparé pour l’avenir, il est important de prendre le temps nécessaire maintenant pour organiser et identifier ce à quoi vous ou vos proches voudront avoir accès. Utilisez l’espace de stockage illimité d’un coffre-fort numérique pour fournir une feuille de route complète à vos proches et préserver des souvenirs précieux.