Choisissez bien votre salle de séminaire!

 

Lors de l’organisation de séminaire d’entreprise, certains organisateurs veulent innover, mais aussi des débutants. Quoi qu’il en soit, le choix de l’emplacement joue un rôle essentiel sur le succès de votre événement. La question est de savoir comment choisir le lieu idéal pour organiser votre séminaire. Pour y répondre, il faut considérer différents paramètres. De l’objet du séminaire aux questions épineuses du profil des participants et du budget, ce n’est pas un hasard. 

 

Quel type de salle de séminaire choisir ?

Le choix du lieu pour les séminaires d’entreprise est très large. De la petite salle de conférence pouvant accueillir 10 personnes à la salle de conférence privée dans un hôtel ou un auditorium pouvant accueillir 200 personnes, il existe des salles de séminaire de toutes tailles et de tous styles.

Mais vous pouvez aussi organiser votre séminaire dans un lieu insolite pour sortir d’une salle de réunion traditionnelle. Vous pouvez choisir d’organiser votre séminaire dans un cadre verdoyant afin de profiter d’un grand espace extérieur et d’organiser des activités de plein air. Tout dépend de l’objectif de l’événement que vous souhaitez organiser. Dans tous les cas, ne vous contentez pas de brochures ou de photos sur Internet pour vous décider. Faites une visite sur place pour vous assurer que le lieu de séminaire est celui que vous recherchez et éviter les mauvaises surprises. 

Comment choisir une salle de séminaire à Lyon ?

Si vous voulez être sûr dans votre choix de salle privée location, il est conseillé de voir en amont les critères suivants :

L’objectif de votre séminaire d’entreprise

La première question que vous devez vous poser est : quel type de séminaire souhaitez-vous organiser ? 

  • Séminaire d’incentive ?
  • Séminaire d’intégration ?
  • Séminaire de management ?
  • Séminaire de lancement de produits ? 

La réponse à cette question clé est importante, car elle vous guidera dans le choix du lieu du séminaire.

Le nombre et le profil des participants

Après avoir déterminé l’objectif du séminaire d’entreprise, il faut bien entendu déterminer le nombre de participants, et un autre critère doit être pris en compte : leur profil. 

  • Le séminaire s’adresse-t-il aux dirigeants d’entreprise, aux salariés, aux partenaires ou aux clients ? 
  • Le groupe est-il homogène ? 
  • Y a-t-il autant d’hommes que de femmes ? 
  • Quel âge ont-ils? 

Le séminaire étant principalement destiné à attirer l’attention des participants, il est nécessaire de considérer leurs domaines d’intérêt pour répondre à leurs besoins et attentes. 

Les besoins techniques

Le bon déroulement du séminaire nécessite un certain équipement technique : tout doit être défini dès le départ, du vidéoprojecteur au filtrage de bande passante du projecteur. Ceci est à prendre en compte lors du choix d’un lieu de séminaire, notamment lorsque vous envisagez de choisir un lieu insolite et atypique, sous peine de perdre toute l’organisation du séminaire.

L’agencement de la salle de réunion

À vous de choisir la configuration la plus adaptée à vos besoins : table en U, à chevrons, de conférence, etc. Dans tous les cas, faites attention aux tables mal disposées, aux sièges inconfortables, aux problèmes de ventilation, à l’espace insuffisant et assurez-vous que l’éclairage est adapté. 

Le niveau de confidentialité et de sécurité

Certains séminaires peuvent être confidentiels et impliquer des mesures particulières, notamment l’insonorisation des salles, les repas dans des restaurants privés, etc. il est donc préférable de choisir une salle parfaitement privatisable.

L’accessibilité

Un tel événement est généralement court, il est de plus en plus judicieux de choisir un lieu de séminaire à proximité de l’entreprise. Ainsi, vous éviterez les surcoûts liés au transport, aux embouteillages, aux pertes de temps… L’important est de trouver un environnement agréable et surtout original pour oublier le travail quotidien.

Le budget

Le dernier critère, mais qui s’avère être le plus important est le budget. Vous devez prévoir dans votre budget toutes les dépenses liées à l’organisation de votre séminaire : location de la salle de séminaire, les matériels, le repas, le transport, l’animation, les goodies, etc.